Lastenheft für Ihr Cobot-Projekt: Was ein Integrator wirklich braucht, um ein belastbares Angebot zu machen
Die meisten Cobot-Angebote, die im Mittelstand nicht vergleichbar sind, gehen auf dieselbe Ursache zurück: Der Integrator hat geraten, weil die Anfrage aus drei Sätzen bestand. Ein kurzes, ehrliches Lastenheft ändert das. Hier steht, was hineingehört, was nicht, und wie Sie es an einem Nachmittag schreiben.
Ein Lastenheft für eine Cobot-Zelle ist kein Ingenieursdokument mit 40 Seiten. Es ist die schriftliche Antwort auf eine Frage: Was soll die Zelle unter welchen Bedingungen leisten? Wer diese Frage sauber beantwortet, bekommt vergleichbare Angebote, weniger Nachträge und einen Partner, der sich früh festlegt.
Warum drei Sätze per Mail nicht reichen
Die typische Anfrage an einen Integrator lautet sinngemäß: „Wir möchten die Maschinenbeschickung an unserer CNC automatisieren, was kostet das?" Der Integrator hat jetzt zwei Möglichkeiten. Entweder er schätzt grob und packt einen Sicherheitsaufschlag von 20 bis 30 Prozent auf, oder er investiert zwei Tage in Rückfragen und einen Vor-Ort-Termin, bevor überhaupt eine Zahl auf dem Tisch liegt. Beides kostet Sie: im ersten Fall Geld, im zweiten Fall Wochen.
Noch teurer wird es, wenn drei Integratoren drei unterschiedliche Annahmen treffen. Dann vergleichen Sie am Ende ein Angebot für 45.000 Euro mit einem für 78.000 Euro und wissen nicht, ob der Unterschied im Greifer, in der Sicherheitstechnik oder in der Teilezuführung steckt. In unseren Discovery-Interviews mit Integratoren war das der meistgenannte Grund für lange Verkaufszyklen: nicht fehlende Nachfrage, sondern unklare Anfragen, die erst mühsam qualifiziert werden müssen.
Die Kernaussage
Ein Lastenheft beschreibt das Was und das Warum aus Ihrer Sicht als Betreiber. Das Wie (Roboter-Marke, Greifer, Steuerung, Zellenlayout) gehört ins Pflichtenheft des Integrators. Wer beides vermischt, kauft am Ende eine Lösung, die er selbst vorgegeben hat, und trägt das Risiko dafür.
Lastenheft und Pflichtenheft: Wer schreibt was?
Die Begriffe werden im Alltag oft vertauscht. Die Richtlinie VDI/VDE 3694 (Lastenheft/Pflichtenheft für den Einsatz von Automatisierungssystemen) zieht die Grenze klar: Das Lastenheft ist die Anforderung des Auftraggebers, das Pflichtenheft die Umsetzungsbeschreibung des Auftragnehmers, und zwar gegliedert entlang des Lastenhefts, damit sich jede Anforderung einer Lösung zuordnen lässt.
| Dokument | Wer schreibt es? | Was steht drin? | Typischer Umfang bei einer Cobot-Zelle |
|---|---|---|---|
| Lastenheft | Sie als Betreiber | Prozess, Teile, Taktzeit, Umgebung, Schnittstellen, Ziele, Rahmenbedingungen | 3 bis 8 Seiten plus Fotos und Zeichnungen |
| Pflichtenheft | Der Integrator | Technische Lösung: Roboter, Greifer, Zuführung, Sicherheitskonzept, Layout, Abnahmekriterien | 10 bis 30 Seiten, Teil des Angebots oder nach Beauftragung |
| Angebot | Der Integrator | Preis, Lieferumfang, Ausschlüsse, Zahlungsplan, Termine | 2 bis 6 Seiten, verweist auf das Pflichtenheft |
Für den Mittelstand heißt das: Sie müssen nicht wissen, welcher Greifer passt. Sie müssen wissen und aufschreiben, welche Teile in welcher Stückzahl mit welcher Toleranz gehandhabt werden sollen. Den Rest darf und soll der Integrator lösen.
Die 10 Bausteine eines brauchbaren Cobot-Lastenhefts
Die folgenden zehn Punkte decken ab, was Integratoren in der Praxis nachfragen, bevor sie kalkulieren können. Sie sind bewusst so knapp gehalten, dass ein Produktionsleiter sie an einem Nachmittag beantworten kann. Wo ein Punkt noch offen ist, schreiben Sie „offen" hin. Das ist ehrlicher als eine erfundene Zahl und für den Integrator wertvoller als eine Lücke.
Ziel und Auslöser
Warum jetzt? Fachkräftemangel in der Nachtschicht, Margendruck, Ergonomie, Qualitätsreklamationen? Das Ziel bestimmt, was am Ende als Erfolg zählt und welche Kompromisse tragbar sind.
- Welches Problem soll die Zelle lösen, in einem Satz?
- Was ist das messbare Ziel: Stück pro Schicht, freigesetzte Stunden, Ausschussquote?
- Bis wann soll die Zelle produktiv laufen?
Der Prozess, Schritt für Schritt
Beschreiben Sie den Ablauf, wie ihn heute ein Mitarbeiter ausführt: Teil holen, prüfen, einlegen, Tür schließen, Start drücken, entnehmen, ablegen. Jede Handbewegung, die Sie weglassen, taucht später als Nachtrag wieder auf.
- Wo kommen die Teile her, wo gehen sie hin (Kiste, Palette, Förderband, Magazin)?
- Welche Schritte passieren zwischen Aufnahme und Ablage?
- Gibt es Prüf- oder Entscheidungsschritte (Sichtkontrolle, Messen, Sortieren)?
Teilespektrum
Die Teile entscheiden über den Greifer, und der Greifer ist bei den meisten Cobot-Zellen der größte technische Risikofaktor. Je vollständiger dieser Punkt, desto belastbarer die Kalkulation.
- Wie viele verschiedene Teile oder Varianten? Welche sollen im ersten Schritt laufen?
- Abmessungen, Gewicht, Material, Oberfläche (ölig, empfindlich, scharfkantig, verformbar)?
- Wie liegen die Teile an: sortiert, in Trays, als Schüttgut, hängend?
- Welche Toleranzen in Lage und Maß sind zu erwarten?
Mengen und Taktzeit
Ein Cobot ist langsamer als ein Industrieroboter. Ob er trotzdem reicht, entscheidet die geforderte Taktzeit, nicht die Marke. Geben Sie die reale Zahl an, nicht den Wunsch.
- Stückzahl pro Stunde, Schicht und Jahr?
- Wie lange ist der Maschinenzyklus, den der Cobot bedienen soll?
- Losgrößen und Rüsthäufigkeit: Wie oft wechselt das Teil?
- Schichtmodell: Ein-, Zwei-, Dreischicht, mannlose Schichten geplant?
Maschine und Schnittstellen
Bei Maschinenbeschickung, Prüfung oder Verpackung muss der Cobot mit einer bestehenden Anlage sprechen. Ob das über eine Roboterschnittstelle, digitale I/O oder gar nicht geht, bestimmt einen erheblichen Teil des Engineering-Aufwands.
- Hersteller, Typ und Baujahr der Maschine, Steuerungstyp?
- Gibt es eine Automatiktür, eine Roboterschnittstelle oder freie I/O?
- Wer darf an der Maschinensteuerung Änderungen vornehmen (Hersteller, Sie, Dritte)?
- Muss die Zelle an ERP, MES oder eine Datenerfassung angebunden werden?
Platz und Umgebung
Ein Layout-Foto und eine Handskizze mit Maßen sparen dem Integrator einen Vor-Ort-Termin für die erste Einschätzung. Umgebungsbedingungen entscheiden zudem über Schutzart, Materialien und Hygieneanforderungen.
- Verfügbare Grundfläche in Metern, Deckenhöhe, Bodenbeschaffenheit?
- Wege für Stapler, Personen, Materialfluss, die frei bleiben müssen?
- Temperatur, Staub, Späne, Öl, Feuchtigkeit, Reinraum- oder Hygieneanforderungen?
- Druckluft, Strom (230 V oder 400 V), Netzwerk am Aufstellort vorhanden?
Sicherheit und Personen im Umfeld
Ob eine Zelle wirklich kollaborativ ohne Schutzzaun laufen darf, entscheidet die Risikobeurteilung nach ISO 10218-2 und ISO/TS 15066, nicht der Roboter-Prospekt. Der Integrator braucht dafür Ihre Angaben zum Umfeld.
- Wie viele Personen arbeiten in unmittelbarer Nähe, wie oft greift jemand ein?
- Gibt es scharfe Werkzeuge, heiße Teile, Schweißspritzer, hohe Lasten?
- Gibt es bereits eine Risikobeurteilung oder Sicherheitsvorgaben im Betrieb?
- Wer ist auf Ihrer Seite für Sicherheit und CE-Konformität zuständig?
Bedienung, Rüsten und Wartung
Die Zelle muss von den Menschen bedient werden, die Sie haben, nicht von einem Roboterprogrammierer. Wer neue Teile einlernen soll und wie schnell, ist eine Anforderung, keine Nebensache.
- Wer bedient die Zelle im Alltag, mit welcher Vorerfahrung?
- Sollen eigene Mitarbeiter neue Teile selbst einlernen können?
- Welche Rüstzeit ist beim Teilewechsel akzeptabel?
- Welche Verfügbarkeit erwarten Sie, welche Reaktionszeit im Servicefall?
Abnahme und Erfolgskriterien
Woran erkennen Sie, dass die Zelle fertig ist? Ohne definierte Abnahme streiten sich Betreiber und Integrator am Ende über Interpretationen. Zwei bis drei messbare Kriterien reichen.
- Welche Stückzahl pro Stunde muss im Probelauf über welchen Zeitraum erreicht werden?
- Welche Fehlerquote (Fehlgriffe, Störungen pro Schicht) ist noch akzeptabel?
- Welche Teile müssen zur Abnahme laufen, welche dürfen später folgen?
Rahmen: Budget, Zeit, Förderung
Viele Betriebe verschweigen das Budget, um den Preis nicht zu beeinflussen. In der Praxis führt das dazu, dass Integratoren entweder überdimensionieren oder abwinken. Ein ehrlicher Rahmen, gern als Spanne, sorgt für passende Konzepte.
- Investitionsrahmen als Spanne, inklusive oder exklusive Greifer, Zuführung, Sicherheitstechnik?
- Gewünschter Inbetriebnahmetermin, Stillstandsfenster in der Produktion?
- Ist eine Förderung geplant? Dann gilt: Antrag vor Beauftragung, sonst verfällt der Anspruch.
- Kauf, Leasing oder Miete bevorzugt?
Was nicht ins Lastenheft gehört
Genauso wichtig wie der Inhalt ist, was Sie weglassen. Drei Dinge sehen wir regelmäßig, die dem Projekt schaden:
- Die Roboter-Marke. „Wir wollen einen UR10" ist eine Lösung, keine Anforderung. Schreiben Sie stattdessen Traglast, Reichweite und Taktzeit hin. Wenn Sie aus guten Gründen eine Marke bevorzugen (bestehende Zellen, geschulte Mitarbeiter), nennen Sie das als Präferenz mit Begründung, nicht als Vorgabe.
- Der Greifer. Das Greifkonzept ist die Kernkompetenz des Integrators. Beschreiben Sie die Teile so genau wie möglich und lassen Sie ihn die Lösung vorschlagen. Sie können ein Konzept ablehnen, aber Sie sollten keines vorschreiben.
- Der große Wurf. Ein Lastenheft, das gleichzeitig drei Maschinen, zwei Hallen und eine spätere Erweiterung abdeckt, ist nicht kalkulierbar. Beschreiben Sie den ersten, klar abgegrenzten Anwendungsfall und erwähnen Sie die Erweiterung als Ausblick in einem Absatz.
Wie Sie das Lastenheft an einem Nachmittag schreiben
Sie brauchen dafür keinen externen Berater. Ein bewährter Ablauf, den wir mit Mittelständlern durchgehen:
- Zwei Stunden am Arbeitsplatz. Produktionsleiter und ein erfahrener Mitarbeiter der Station gehen den Prozess durch, filmen ihn, messen Platz und Taktzeit, fotografieren Teile, Kisten und Maschinenschnittstelle.
- Eine Stunde am Schreibtisch. Die zehn Bausteine werden stichpunktartig beantwortet. Unbekanntes wird als „offen" markiert.
- Eine Stunde mit Geschäftsführung oder Controlling. Ziel, Budgetrahmen, Zeitplan und Förderfrage werden festgelegt. Hier lohnt ein Blick auf die Gesamtkosten einer Roboterzelle, damit der Rahmen realistisch ist.
- Versand an zwei bis drei passende Integratoren. Nicht an zehn. Passend heißt: nachweisbare Erfahrung in genau Ihrer Anwendung und Branche, in erreichbarer Entfernung für den Service.
Das Ergebnis sind Angebote, die auf denselben Annahmen beruhen und sich deshalb vergleichen lassen. Und ein Integrator, der von Anfang an weiß, dass er es mit einem vorbereiteten Kunden zu tun hat. Das verändert erfahrungsgemäß den Ton des gesamten Projekts.
Wie Robofolio dabei hilft
Genau an dieser Stelle setzen wir an. Im Automatisierungs-Check fragen wir strukturiert die Punkte ab, die ein Integrator für eine erste Einschätzung braucht, und geben Ihnen eine ehrliche Einordnung zu Anwendung und Investitionsrahmen zurück. Anschließend matchen wir Sie mit zwei bis drei geprüften Integratoren aus dem DACH-Raum, die vergleichbare Zellen bereits gebaut haben. Die Vorqualifizierung ersetzt Ihr Lastenheft nicht, aber sie sorgt dafür, dass Sie mit den richtigen Partnern sprechen und dass diese Ihre Anfrage ernst nehmen. Wie Sie danach den passenden Partner auswählen, beschreibt unser Leitfaden Cobot-Integrator finden in 8 Schritten.
Häufige Fragen
Brauche ich für eine kleine Cobot-Zelle überhaupt ein Lastenheft?
Ja, aber ein kurzes. Drei bis acht Seiten mit Prozessbeschreibung, Teilespektrum, Taktzeit, Schnittstellen, Umgebung und Zielkriterien reichen für die meisten Zellen unter 100.000 Euro. Entscheidend ist nicht der Umfang, sondern dass alle Integratoren mit denselben Annahmen kalkulieren.
Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?
Das Lastenheft schreiben Sie als Betreiber: Es beschreibt, was die Zelle leisten soll und unter welchen Bedingungen. Das Pflichtenheft schreibt der Integrator: Es beschreibt, wie er diese Anforderungen technisch umsetzt, mit welchem Roboter, Greifer, Sicherheitskonzept und welchen Abnahmekriterien. Die VDI/VDE 3694 beschreibt diese Aufteilung für Automatisierungssysteme.
Soll ich die Roboter-Marke im Lastenheft vorgeben?
In der Regel nicht. Geben Sie Traglast, Reichweite, Taktzeit und Umgebungsbedingungen vor und lassen Sie den Integrator die Marke wählen. Eine Präferenz mit Begründung (etwa bestehende Zellen oder geschulte Mitarbeiter) ist sinnvoll, eine starre Vorgabe schränkt die Lösungen ein und verschiebt das Risiko zu Ihnen.
Soll ich mein Budget im Lastenheft nennen?
Ja, als Spanne. Ohne Rahmen dimensionieren Integratoren entweder über oder lehnen die Anfrage ab. Eine ehrliche Spanne, inklusive der Angabe, ob Greifer, Zuführung und Sicherheitstechnik enthalten sein sollen, führt zu passenderen Konzepten und spart Abstimmungsrunden.
Wann muss ich Fördermittel beantragen?
Vor der Beauftragung des Integrators. Bei KfW-Förderkrediten, BAFA-Beratungsförderung und den meisten Landesprogrammen gilt die Regel „Antrag vor Maßnahmenbeginn". Der Zeitpunkt des Lastenhefts, also vor der Angebotseinholung, ist deshalb der richtige Moment, die Förderfrage zu klären.